Повышение эффективности тендерных процедур в компании КС-ПРО

Автоматизация процессов, обучение сотрудников
и индивидуальная доработка функционала под запрос КС-ПРО

Проблема

У московского девелопера серьезно увеличивался объем проектов, а вместе с ним и количество торгов. Однако проводимые по старинке тендерные процедуры очень серьезно начинали тормозить эффективность предприятия в ситуации роста портфеля проектов.

Работа по выбору подрядчиков проводилась практически вручную, через Excel и электронную почту, посредством сопоставления заявленных данных запрашиваемым, создания и анализа огромных «портянок» сводных таблиц.

Все проблемы влекли за собой высокие трудозатраты, потерю времени, «перелопачивание» огромного объема данных, неизбежные ошибки, их поиск и исправление

Задачи

— Обследование бизнес-процессов компании
— Анализ проведения тендерных процедур
— Проведение интервью для создания технического задания

В качестве решения, которое позволило бы им весь этот процесс автоматизировать, наладить и обеспечить, был выбран разработанный в нашей компании программный продукт Larix. CPM

Внедрение ПО

Работа над проектом в КС-ПРО началась с обследования бизнес-процессов компании.
Был проведен анализ тендерных процедур:
— кто в них участвует
— видение эти процессы в дальнейшем

На основании проведенных интервью с ключевыми сотрудниками компании и анализа текущей ситуации, у нас сформировалось два технических задания.

По первому ТЗ предстояло выполнить работы по внедрению и адаптации системы под запросы заказчика.

По второму ТЗ была необходима доработка Larix. CPM, так как коллеги хотели расширить функционал системы, чтобы новый процесс работы был больше похож на их текущий процесс, с точки зрения данных, форматов и работы с ними.

Процесс реализации

1

Выполнение настройки системы

Была развернута программа на серверах КС-ПРО, настроены роли для всех участников тендера для дальнейшей работы с подрядчиками, отлажены атрибуты системы.

Процессы выстроены так, чтобы, подключившись, сотрудники сразу могли приступать к работе, ничего дополнительно не подстраивая.

2

Подготовка пользователей ПО

Обучили рабочую группу компании тому, как нужно работать в системе.
Провели обучение администрированию этой программы, в плане создания новых ролей и проектов, добавления компаний.
Разработали набор регламентирующих документов.

Рассчитать стоимость внедрения 5D

Регламентирующие документы крайне важны.

Они дают возможность достаточно быстро адаптировать в систему сменившихся или появившихся новых ключевых сотрудников, которые смогут ознакомиться с регламентирующими документами и начать решать стоящие перед ними задачи

Результаты

Работа над проектом велась практически год. За этот год была отстроена сама система, разработаны формы документов, проведено обучение. Но кроме стандартных для внедрения процессов, в течение всего этого времени велась еще и доработка функционала, индивидуально под запрос компании КС-ПРО.

1 Кастомизирована Ведомость объемов работ, в части добавления дополнительных столбцов с данными

2 Решена задача использования Ведомости, состоящей из разных уровней. Для тендера используется более детальная разбивка, включающая уровни Комплексных и Рабочих процессов. Тогда как в остальных документах системы (Договоры и Акты выполненных работ) ведомость состоит только из уровня «Комплексный процесс»

3 Реализована функция сравнения Ведомостей объёмов работ для Подрядчика, в случае если заказчик внес изменение в тендерную Ведомость и опубликовал изменения. Подрядчик видит в системе изменения и обновляет своё коммерческое предложение при необходимости только по нимРешена задача использования Ведомости, состоящей из разных уровней.

Для тендера используется более детальная разбивка, включающая уровни Комплексных и Рабочих процессов. Тогда как в остальных документах системы (Договоры и Акты выполненных работ) ведомость состоит только из уровня «Комплексный процесс»

4 Реализовано согласование Актов выполненных работ двух типов: построчное согласование каждой позиции, для инженерного состава, проверяющего объем и качество работ, и согласование документа в целом лицами, проверяющими реквизитный состав (СДО) или руководителями организации, подтверждающими приемку и оплату

5 Реализован конструктор Дополнительных соглашений, который позволяет видеть в измененном документе цветовую идентификацию позиций. Зеленые цвет — новые добавленные позиции, Желтый цвет — измененные объем или цена за единицу, красный цвет — удаленные из ведомости позиции

6 В составе функции проверки компаний и допуску к участию в Тендере реализована возможность запроса конкретных документов контрагента, с получением уведомления о загрузке таких документов лицам, от которых запрос поступил

7 Создана система родительских организаций и доступа к ним одним пользователем как Заказчика, так и Подрядчика (если данный пользователь управляет сразу несколькими компаниями) для пользования учетными записями разных юридических лиц, без необходимости менять логин в системе

8 Система отслеживает ввод отчетного периода в Акты выполненных работ по правилам конкретного Заказчика. Также было реализовано требование — одновременно в системе один акт по конкретному Договору, это обеспечило корректность расчетов остатков по объемам и накопительных сумм за отчетный период

9 Доработаны отчетные формы КС-6а, КС-2, КС-3 под требования конкретного заказчика

Работа сейчас

На сегодняшний день уже проведен ряд тендерных процедур, заключены договоры с подрядчиками, которые объявлены победителями в конкурсах. Однако мы продолжаем взаимодействовать с компанией в плане технической и методологической поддержки, подсказывая, как можно решить ту или иную текущую ситуацию.

Мы прислушиваемся к обратной связи коллег из КС-ПРО, чтобы понимать, что хотелось бы им доработать и улучшить в системе Larix.CPM. Люди работают в программе, и в ходе выполнения практических задач у них формируется своя точка зрения и представление о том, как эти процессы должны выглядеть, каких отчетов еще не хватает или, может быть, появляются новые отчеты.

Мнение практиков для нас является экспертным, и в формате сопровождения мы продолжаем дорабатываем систему под запрос потребителя нашего ПО, чтобы сделать его эксплуатацию максимально качественной и удобной.

Смотрите также

Подробнее о кейсе

До перехода на Larix в компании традиционно пользовались Excel. Из-за большого количества сотрудников, занимавшихся составлением и проверкой ведомостей объемов работ, остро стоял вопрос об унификации и нормализации корпоративного справочника видов работ.